Emails sinnvoll verwalten – Lösungen im ecommerce

Die Kommunikation per Email ist für die meisten Webshops Standard. Die Themen Email und Email-Verwaltung werden jedoch von vielen Onlineshop-Betreibern teilweise stiefmütterlich behandelt. Die Probleme liegen häufig in der richtigen Zuordnung bzw. Archivierung, bei der Sicherheit sowie in der Verwaltung der Nachrichten. Wer seine Emails nicht richtig verwaltet, büßt nicht nur Zeit durch mühsames Suchen ein, sondern verliert unter Umständen auch bares Geld. Wir geben einige Tipps, wie sich die Email-Kommunikation im Unternehmen professionalisieren lässt.

Email-Verkehr im Onlineshop-Business

Erfolgreiche und gut geführte Onlineshops wissen, dass die Kommunikation per Email eine wichtige Säule ist.

Kommunikation zwischen Onlineshop und Kunden

Ein großer Teil der Kundenkommunikation findet heutzutage fast ausschließlich per Email statt. Automatisierte Emails, wie z.B. Bestellbestätigungen oder Rechnungsemails, gelangen vom Shopsystem via Mail-Server zum Kunden. Auf der anderen Seite bekommt der Webshop Nachrichten unterschiedlicher Art von Kunden und potenziellen Kunden. Meist sind es Bestellanfragen, Beschwerden, Widerrufe oder gezielte Fragen zu Produkten.

Kommunikation zwischen Onlineshop und Lieferanten

Nicht weniger wichtig ist die Kommunikation mit Herstellern und Lieferanten. Werden bestimmte Produkte benötigt, ist die Email neben dem Telefon die mittlerweile wichtigste Kommunikationsform. Je nach Art, Ausrichtung und Betrieb des Onlineshops kann die Liste der Zulieferer recht gewaltig ausfallen, weswegen eine gut organisierte Verwaltung der Kontaktdaten und Email-Historie sinnvoll ist.

Kommunikation zwischen Onlineshop und Dienstleistern

Onlineshops, die bereits eine Weile auf ihren jeweiligen Märkten aktiv sind, unterhalten häufig mehrere Dienstleister. Diese kümmern sich beispielsweise um Marketing, Shopsystem, Zahlungssysteme oder dem Versand von Waren. In diese Kategorie zählen wir weiterhin Online-Marktplätze oder Preisvergleichsplattformen. Die Kommunikation wird hier teilweise persönlich, größtenteils aber auch automatisch praktiziert. Beispielsweise gehören in diese Kategorie automatisierte Rechnungen, Versandmitteilungen oder Info-Mails.

Administrative Emails

Auch Ämter und Behörden setzen vermehrt auf Email-Benachrichtungen. Hierzu gehören Emails, die teilweise automatisiert von Steuererklärungen kommen sowie direkte und persönliche Nachrichten mit den entsprechenden Sachbearbeitern.

Die rechtliche Situation des Email-Verkehrs

Wichtig ist, dass Emails rechtlich von höchster Bedeutung sind. Alle Emails, die für den geschäftlichen Bereich relevant sind, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Shopbetreiber bedeutet das, dass die Flut an Emails, die den Posteingang und –ausgang betritt, auch archiviert werden muss. Das bedeutet, dass sich jeder Onlinehändler über Backup und Archivierung frühzeitig Gedanken machen sollte. Fehlen bei einer Betriebsprüfung Emails, die einen Geschäftsvorgang erklären würden, drohen Nachzahlungen bis hin zu Geldbußen.

Möglichkeiten der Email-Verwaltung

Hosted Exchange

Besteht das Online-Unternehmen aus mehreren Personen, die untereinander effizient miteinander kommunizieren und arbeiten wollen, so wäre ein so genannter Exchange-Server das Richtige. Dieser ermöglicht die Ablage und Verwaltung sämtlicher Emails des Unternehmens an einem zentralen Ort. Spannend ist diese Technologie vor allem deswegen, da sie geräteübergreifend (Mobile, Desktop, Tablet) ist und auch an anderen Standorten mit Internetzugriff verfügbar ist. Shopbetreiber, die beispielsweise häufig nicht vor Ort sind und dennoch einen vollständigen Zugriff über sämtliche Emails benötigen, können dies mit einer Exchange-Lösung realisieren.

Reine Exchange-Server waren früher relativ teuer. Für kleinere Unternehmen gibt es allerdings auch so genannte Hosted Exchange Lösungen, die den Service als Cloud-Lösung anbieten. Je nach Anbieter beginnen die monatlichen Kosten für solche Hosted Exchange Lösungen bei etwa 4 EUR.

Verwaltung mit googlemail

Einige Unternehmen, vor allem Existenzgründer, gehen dazu über, ihre Emails mit alternativen Webdiensten zu verwalten. Eine der bekanntesten Webdienste ist googlemail (gmail), welches häufig in Verbindung mit dem Datenaustausch-Dienst Google Sync genutzt wird. Diese Lösung mag für Existenzgründer ideal sein, da sie über einen großen Leistungsumfang und viele kostenfreie Services verfügt.

Hierzu solle zur Kenntnis genommen werden, dass für die freie Variante begrenzter Speicherplatz von bis zu 3 Gigabyte zur Verfügung steht. Für den Anfang sollte dieses problemlos reichen. Wer diesen Service nutzt, sollte jedoch auch einen Blick in die Zukunft werfen. Hier stellt sich die Frage, inwieweit eine Langzeitarchivierung realisiert werden kann und ob die Kontrolle über die Anwendung in puncto Sicherheit und Datenschutz den unternehmerischen Ansprüchen genügt. Ebenso besteht immer die Möglichkeit, dass die Kostenfreiheit in der Zukunft aufgehoben werden kann.

Fällt die Wahl auf gmail, sollte über eine spezifische Unternehmenslösung nachgedacht werden. Hier kommt im Besonderen Google Apps for Business in Betracht. Hierbei handelt es sich um eine Cloud-Lösung, die allerdings monatlich pro Nutzer abgerechnet wird. Derzeit liegen die Kosten für das kleinste Paket bei 4 EUR pro Nutzer und Monat.

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