Backup und Archivierung sensibler Daten – Wichtige Fragen für Shopbetreiber

Betreiber von Onlineshops müssen allerlei Dinge beachten. Nicht nur Themen wie Marketing, Optimierung, Kundenservice und Geschwindigkeit sind wichtig, sondern auch ungeliebte Dinge wie Backup und Sicherheit. Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass die eigene Sicherung der Daten nicht die Beachtung bekommt, die sich erhalten sollte. Ein Ausfall der Technik, eine defekte Festplatte oder ein Hackerangriff können schlichtweg dafür sorgen, dass der komplette Betrieb des Onlineshops eingestellt werden muss. Dabei können regelmäßige Datensicherung und Backups das Schlimmste verhindern.

Sicherung von Shop-, Schnittstellen- und Kundendaten

Warum sichern? – Gute Gründe, die ein sichern erfordern

Der wohl wichtigste Grund dürfte der Fortbestand der eigenen Unternehmung sein. Es dürfte einleuchtend sein, dass eine plötzlich fehlerhafte Shopsoftware enorme Probleme nach sich ziehen kann. Ohne funktionierendes Shopsystem kein Verkauf! Gründe, die zu einem Nichtfunktionieren der Shopsoftware führen können, sind beispielsweise Updates, Angriffe in Folge mangelhafter Sicherheitsvorkehrungen oder das Installieren neuer Module. Eine eiserne Grundregel sollte daher sein, dass vor jeder Änderung des Shopsystems sowohl die Datenbank als auch die Shopsoftware selber gesichert werden muss.

Auch können organisatorische Gründe eine Sicherung notwendig machen. Viele Shopbetreiber tendieren dazu, ihre Buchhaltung und ihr Rechnungswesen digital abzuwickeln, wodurch Rechnungs- und Kundendaten meist auf einem lokalen Datenträger oder bei einem Cloud-Anbieter liegen. Durch das Handelsgesetzbuch müssen solche Daten aber 10 Jahre aufbewahrt werden und bei Aufforderung dem Finanzamt vorgelegt werden. Blöd, wenn dann festgestellt wird, dass die CD auf der die Buchungsbelege und Rechnungsdaten gespeichert wurden, nicht mehr funktioniert. Bei sensiblen Daten dieser Art sollte immer eine doppelte Datensicherung vorgenommen werden.

Weitere wichtige Daten, die es zu sichern gilt sind Emails, Kundendaten und Lieferantendaten sowie Produktdaten und -bilder. Einerseits gibt es auch hierfür eine Aufbewahrungspflicht seitens des Gesetzgebers, andererseits sind diese Daten ein wichtiger Kapitalstock Ihres Unternehmens. Auch in diesem Fall sollte überlegt werden, ob eine doppelte Sicherung nicht doch sinnvoller ist.

Welche Daten sollten gesichert werden?

Webshop-Betreiber erhalten und erstellen viele Daten während eines Geschäftsjahres. Unterteilen lassen sich die Daten in technische Daten, Kundendaten und Buchhaltungsdaten. Grundsätzlich sollten alle Daten gesichert werden, die gesichert werden können, müssen und auch dürfen. Im letzteren Fall sollten Betreiber von Onlineshops immer das Datenschutzgesetz beachten.

Eine ausführliche Übersicht zu geben würde am Ziel vorbeiführen, da je nach Art des Onlineshops auch unterschiedliche Daten anfallen können. Gesichert bzw. archiviert werden sollten jedoch folgende Daten:

• aktuelles Backup des Shopsystems
• Sicherung der Datenbank der Shopsoftware
• Sicherung von Emails im Zuge der Aufbewahrungspflicht
• Sicherung von Rechnungs- und Buchhaltungsdaten (incl. Kontoauszüge, Paypal-Auszüge etc.)
• Backup von Schnittstellen-Software und Verwaltungssoftware (z.B. CRM, WaWi)
• Sicherung von erstellten Texten und Bildern
• externe Sicherung von Zugangsdaten und Passwörtern
• Produktdaten (z.B. CSV), die für externe Marktplätzen oder Vergleichsportale genutzt werden

Womit sichern? – Die Auswahl des Datenträgers

Die Auswahl an möglichen Datenträgern ist riesig. Das gleiche gilt für die Anschaffungskosten. DVD-Spindeln mit 100 Datenträgern gibt es mittlerweile für weniger als 15 EUR. Wechselfestplatten, USB-Sticks oder SD-Karten sind ebenfalls für wenig Geld zu erhalten. Trotz der geringen Kosten, sollte man wissen, welche Lebensdauer die jeweiligen Datenträger haben. In der folgenden Tabelle wollen wir eine kurze Übersicht geben.

Datenträger	Lebensdauer
CD-Rom	etwa 5 Jahre (maximal 10 Jahre)
DVD	bis zu 50 Jahre (bei optimaler Lagerung)
Festplatte (nicht im Dauerbetrieb)	etwa 10 bis 25 Jahre
USB-Sticks	etwa 10 bis 30 Jahre
SSD-Festplatte	bis zu 30 Jahre
Magnetspeicher	mehr als 30 Jahre

Wie lagern? – Archivierung, aber richtig

Sind nun alle Daten wie Kundendaten, Rechnungdaten etc. auf einem Datenträger gesichert, gilt es noch einen guten Lagerort auszuwählen. Der beste Datenträger nutzt nur wenig, wenn er achtlos irgendwo gelagert wird. Hohe Luftfeuchtigkeit oder direkte Sonneneinstrahlung sollten genauso vermieden werden wie direktes Etikettieren oder Beschriftung auf dem Datenträger.

Optimal sind dunkle und trockene Orte. Der Datenträger selbst sollte logischerweise nicht offen herumliegen, sondern gut geschützt in einer Kiste oder geeigneten Box aufbewahrt werden. Diese Box lässt sich dann auch entsprechend beschriften, so dass sie bei Bedarf schnell gefunden wird. Wer Festplatten zur Archivierung verwendet, muss natürlich nicht für jeden Archivierungszyklus eine neue verwenden. In der Regel ist genug Platz vorhanden, um eine langfristige Sicherung vorzunehmen. Überlegenwert ist es jedoch, nach Ablauf eines größeren Zeitintervalls eine weitere Festplatte bzw. einen anderen Datenträger zur Zweitsicherung zu beschaffen. Dies gilt vor allem für die sensiblen Daten im Zuge der Aufbewahrungsfrist.

Wie oft sichern? Sinnvolle Zeiträume finden

Sicherlich macht es nur wenig Sinn, für jede Änderung der Shopsoftware gleich eine DVD-Version der Vorgängerversion zu brennen. Lokale Sicherungen auf der Festplatte reichen für einen gewissen Zeitraum völlig aus. Wichtig ist, dass eine als funktionierend bekannte Version der Shopsoftware inklusive Datenbank extern gespeichert wird. Möglich ist eine endgültige Archivierung der Shopdaten bzw. der Shop-Datenbank beispielsweise nach Ablauf eines Geschäftsjahres. Dort lassen sich dann bequem auch alle anderen Daten bequem mit einem Abwasch erledigen.

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