Software und Technik
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Onlineshop und IT, Rechnungsprogramme

So viel IT braucht ein Online-Shop hinter den Kulissen

Ein IT-Berater würde sicherlich jedem Onlineshop-Betreiber empfehlen: Setzen Sie auf ein ERP-System, das alle Abläufe und Prozesse abdeckt und darüber hinaus noch die Abteilungen Marketing, Kommunikation, Material, Vertrieb, Personal und Finanzen abdeckt. Im Grunde hat der IT-Berater damit auch Recht, aber: Wer mit dem ersten eigenen Online-Shop gerade noch in den Kinderschuhen steckt, muss nicht direkt in der Luxus-Klasse starten, sondern kann sich auch einiger weniger IT-Kniffe bedienen. Wie viel IT im Online-Shop wirklich nötig ist, verrät dieser Beitrag.

Onlineshop und IT
Abbildung 1: Online-Shopping ist heute der erklärte, neue Weg zu neuer Kleidung, neuen Möbeln und zu vielen anderen Konsumgütern. Was der Betreiber des Shops braucht, um sein Geschäft führen zu können, verrät dieser Beitrag.

Zum Start reichen Vorlagen, aber diese müssen rechtssicher sein

Ganz klar ist: Wer frisch mit einem Online-Shop startet, der möchte die Ausgaben gerade in der Anfangszeit des Unternehmens eher niedrig halten. Das heißt, dass Investitionen in IT meist zurückstehen. Das ist nicht per se ein schlechter Ansatz, denn es gibt auch die Option, Vorlagen zu nutzen. Das hat mehrere Vorteile: Eine Vorlage kann meist recht einfach auf die einzelnen Bedürfnisse und Vorfälle im Geschäftsleben angepasst werden. Und das bedeutet wiederum, dass der Neu-Gründer des Online-Shops zunächst üben und abwägen kann, was er überhaupt braucht, um seine Produkte und Artikel ordentlich verrechnen und abrechen zu können.

Vorlagen sind günstige Alternativen zum Rechnungsprogramm und häufig auch Vorläufer einer finalen Software-Anschaffung. Allerdings müssen auch sie vor allem eins: Sie müssen rechtssicher sein, sonst gibt’s in erster Linie Ärger mit den Kunden, die eine falsche Rechnung zwar bezahlen können aber meist nicht ordnungsgemäß verbuchen können. In zweiter Linie gibt es Ärger mit dem Finanzamt. Beides soll vermieden werden, denn eine falsche Rechnung wirkt auch unprofessionell. Der Anbieter Lexoffice hält Vorlagen zu zahlreichen Anlässen online vor. Die Rechnungsvorlage gibt es direkt für zwei verschiedene Word-Versionen – und zwar für den Fall, dass Umsatzsteuer erhoben werden muss und auch in der kleineren Variante, also ohne Umsatzsteuer.

Allerdings verweist das Unternehmen auch ausdrücklich darauf, dass eine veränderbare Vorlage nicht in jedem Fall den gesetzlichen Vorlagen gerecht wird (siehe GoBD unten) und langfristig eine Buchhaltungssoftware die sinnvollere Investition ist.

Ein Rechnungsprogramm kann viele Zusatzfunktionen haben

Onlineshop Automatisierung
Abbildung 2: Im Idealfall geht nach dem Kauf-Klick vieles automatisch. Automatisierte Prozesse bergen weniger Fehlerpotential und sparen dem Betreiber des Online-Shops darüber hinaus noch Zeit.

Ein Rechnungsprogramm zu haben, ist für den Betreiber eines Online-Shops wahrlich ein Must-have. Allerdings ist die Bezeichnung als „Rechnungsprogramm“ häufig auch bereits eine Untertreibung per se, denn kaum einer weiß, was sich hinter dem Rechnungsprogramm alles verbergen kann. Der Lexware-Ratgeber zum Thema Rechnungsprogramm sorgt hier für Klarheit, denn moderne Rechnungsprogramme umfassen bereits eine Vielzahl an Einzelaufgaben, die tagtäglich bei einem Online-Shop-Betreiber anfallen. Das Schreiben und Verschicken von Rechnung ist dabei nur eine Komponente. Das Erstellen von Angeboten und Aufträgen, die Verwaltung von Produkten, Artikeln und Waren und die Organisation des Kundenstamms gehören bei den meisten IT-Lösungen zum Standard-Repertoire.

Die Vorteile eines Kombipakets mit diesen Leistungen ist dabei nicht nur die All-in-one-Lösung für die genannten Themen, sondern auch die automatische Update-Funktion, die dafür sorgt, dass Rechnungen immer nach den neuesten, geltenden Gesetzen erstellt werden. Niedergeschrieben und dokumentiert ist ein Großteil dieser rechtlichen Pflichten in der sogenannten GoBD. Dahinter verbergen sich die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Wer einen Schritt weiter gehen will im Professionalisierungsgrad der Buchhaltung rund um den Online-Shop, sollte – laut Ratgeber – auf eine Faktura-Software setzen. Diese warten mit einer Automatisierungsfunktion auf, die das automatisierte Erstellen von Rechnungen ermöglicht. Und auch in diesem Fall ist die Bezeichnung als Faktura-Software weit untertrieben, denn mit diesem Software-Modell können Online-Shop-Betreiber ihr Mahnwesen und Berichtswesen automatisieren, Bestellungen verwalten, Daten pflegen (von Kunden, Artikeln und Lieferanten) sowie alle Formulare generieren, die beim Betrieb eines Online-Shops nötig werden: Gutschriften, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Angebote.

Tabelle vs. Programm. Ein Vergleich als Entscheidungshilfe

Ein Tabellenkalkulationsprogramm zu nutzen, ist nicht der allerschlechteste Einstieg ins Online-Shop-Business. Deutlich schlimmer wäre es, wenn gar keine systemische Unterstützung erfolgen würde und alle Geschäftsvorfälle einfach nur auf Zetteln notiert würden. Eine langfristige Lösung kann die Excel-Vorlage allerdings nicht sein. Diese ist nicht rechtskonform und der Unternehmer wird schnell an seine Grenzen kommen, wenn das Geschäft erst erfolgreich ist und ein hohes Kaufvolumen für viel zu viel Arbeit für die Excel-Variante darstellt.

Praxistipp: Mit Excel zu „üben“ ist insofern eine gute Idee, weil dann auch das passende Rechnungsprogramm ausgewählt werden kann, was zum Unternehmen und zum Unternehmer gleichermaßen passt. Vor zu hohen Kosten muss sich hingegen kein Unternehmer fürchten, denn viele Software-Programme gibt es heute schon für monatliche Mietpreise unter zehn Euro. Dann handelt es sich oft auch um ein sogenanntes Software-as-a-Service-Modell, was vor allem jenen zu empfehlen ist, die nicht über eine eigene IT-Support-Abteilung verfügen. Beim Software-Service-Modell gibt es Unterstützung meist direkt on top.


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