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Prozessoptimierung, Prozesse Onlineshop

Arbeitsprozesse optimieren - Organisation und Planung sind der Schlüssel zum Erfolg

Der Erfolg eines Unternehmens ist stark abhängig von seiner Strukturiertheit: Prozessoptimierung und eine effiziente Organisation der Arbeitsabläufe sind das Geheimnis des Erfolgs. Eine gute Portion Selbstmanagement sowie strukturierte Routinevorgänge verhindern Zeitverlust und steigern die Produktivität. Prozesse zu optimieren kann alltägliche Fehler ausmerzen, spart Kosten und bietet unter Umständen auch verbesserten Service.

Ordnung ist das halbe Leben

Ein produktiver Geist weilt an einem aufgeräumten Schreibtisch. Hierbei ist egal, ob es sich um die hölzerne Arbeitsunterlage oder die digitale Version des Desktops handelt. Mit einem durchdachten Ordnungssystem kann man schneller auf Dokumente zugreifen. Das spart Zeit und Nerven.

Ordnung bezieht sich aber nicht nur auf die direkte Arbeit, sondern ebenso auf die Aufgabenverteilung im Unternehmen. Deshalb sollten Tätigkeiten und Fachgebiete adäquat zugeordnet werden. Ist das Unternehmen gewachsen oder der Mitarbeiter schon länger dabei, kann man oft feststellen, dass viele Tätigkeiten nur noch aus Gewohnheit erledigt werden. Meist haben diese aber ihren Sinn längst verloren oder würden besser in das Aufgabenfeld eines Kollegen passen. Aufgrund des Multiplikationseffektes sollten vor allem Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz untersucht werden, die häufig durchgeführt werden.

Das elektronische Gehirn arbeitet oft schneller als das eigene!

Wer aufgabenspezifische Anwendersoftware verwendet, kann einen Großteil des Zeitbudgets schonen. Computerprogramme arbeiten effizienter und zeitsparender, als es mit einer manuellen Bearbeitung möglich wäre. Solche Software gibt es für viele Bereiche:

  • CRM-Systeme
  • Enterprise-Systeme
  • Data Mining
  • Resource Management
  • Zahlungsabwicklungen
  • Buchhaltung
  • Office-Programme

Zeiteffizienz - Time is Money!

Um die Produktivität zu steigern, muss man fokussiert bleiben! Viele Shopbetreiber haben zahlreiche Arbeitspakete gleichzeitig zu bewerkstelligen. Hierzu zählen beispielsweise häufige Aufgaben wie Kundenanfragen, Beschwerden, Buchhaltung und Steuer, Versandkoordination, Einkauf oder Marketing. Um die Übersicht nicht zu verlieren sollten Tätigkeiten stringent abgearbeitet und nicht unterbrochen werden. Wer nach Tagesplan arbeitet, spart enorm viel Zeit. Um einen effektiven Plan zu erstellen, benötigt man das Wissen um den Zeitaufwand pro Arbeitsablauf mit Hinblick auf die Zielsetzung. Alle fortlaufend anfallenden Prozesse und Tätigkeiten sollten daher langfristig in der Gänze ihres benötigten Zeitpensums protokolliert werden. Nur so kann anhand der ermittelten Werte analysiert werden, wo Zeit für niedrige Prioritäten durch Ablaufoptimierung eingespart werden könnte. Zahlen wie Durchlaufzeit und Stundenaufwand können leicht ermittelt werden. Die Quantität der Messungen sollte dabei nicht Stichprobenartig ausfallen, damit „statistische Ausreißer“ das Ergebnis nicht verfälschen.

Wer seine Arbeitsabläufe für ISO-Zertifizierungen dokumentiert, kann diese Dokumentationen nutzen, um die Prozesse zu verbessern.

Prioritätensetzung und Prozessoptimierung

Onlinehändler haben allein mit einem Shopsystem, den entsprechenden Versandprozess sowie dem Handling der verschiedenen Zahlungsanbieter zahlreiche Prozesse gleichzeitig zu überblicken. Es ist daher enorm wichtig, sämtliche Prozesse zu beobachten und bei Bedarf zu optimieren. In Abhängigkeit zu den ermittelten Werten sollten Prioritäten eventuell neu überdacht werden. Dann ist es hilfreich, eine Prioritätenliste anzufertigen und abzuarbeiten.

Für den optimierten Prozessablauf sollten verschiedene Bereiche oder Abteilungen einzeln betrachtet werden, um Arbeitsverhalten und zeitlichen Ablauf zu analysieren. Werden Schwachstellen identifiziert, so sind diese zu verbessern. Eine Arbeitsprozessanalyse lohnt sich vor allem bei essenziellen Tätigkeitsbereichen, d.h. tägliche Prozesse sollten im Fokus stehen. Mit neuen Bereichen erhöht sich oftmals auch der Optimierungsbedarf. Ratsam ist es auch, Mitarbeiter, insofern diese beschäftigt werden, nach ihrer Zufriedenheit bezüglich des Ablaufes zu fragen, kommt das Team in angemessener Zeit zu Ergebnissen und wird Arbeitskollegen optimal zugespielt?

Gut Ding will Weile haben - Schrittweise optimieren!

Wenn ein Optimierungsbedarf besteht, dann sollte die Arbeitsablaufoptimierung schrittweise anhand von Checklisten durchgeführt werden. Ohne eine Checkliste bleibt die Gefahr einen wichtigen Punkt bei der Umsetzung der Maßnahmen zu vergessen. Es sollten außerdem nicht zu viele Änderungen gleichzeitig vorgenommen werden. Zu groß ist das Risiko, dass man sich verzettelt. Man sollte der Anpassung Zeit geben, sich zu bewähren, und den neuen Prozessablauf länger beobachten. Erst wenn der geänderte Ablauf zur Routine wurde, kann noch einmal nachjustiert werden.

Sobald sich eine Änderungsmaßnahme bewährt hat, kann ein weiterer Punkt auf der Checkliste durchgeführt werden. Bei jeder Maßnahme sollte auch die Wirtschaftlichkeit der Optimierung rekapituliert werden: Zahlen sich die vorgeschlagenen Anpassungen wirklich für das Unternehmen aus? Alle anfallenden Justierungskosten, der kalkulatorische Stundensatz und die Amortisationsdauer sollten in die Kosten-Nutzen-Rechnung mit einfließen. Mit diesen Komponenten lässt sich auch errechnen, wann sich z.B. eine Investition in neue Software amortisiert.

Tipps und Tricks für einen reibungslosen Ablauf

Sobald die Liste mit den Einsparmöglichkeiten vorliegt, sollte diese kritisch geprüft werden. Manche Optimierungen können zu unerwünschten Nebeneffekten führen. Sollte eine < href="https://www.zeitblueten.com/arbeitsablaeufe-arbeitsprozesse-optimieren/">Prozessoptimierung zeitliche Ersparnis bringen, jedoch einen anderen Prozess verlangsamen oder verschlechtern, so hat es nicht den gewünschten Effekt im Sinne einer effizienten Prozessoptimierung. Wenn beispielsweise bei Wartungsroutinen eingespart wird, kann dies die Sicherheit reduzieren. Oder wenn beispielsweise Pausen- und Regenerationszeiten gekürzt werden, könnte dies die Leistungsfähigkeit und Motivation mindern. Ein kritischer Blick auf die ineinandergreifenden Zahnräder des Unternehmens, der Abteilungen oder ihren übergreifenden Aufgaben ist deshalb nötig.


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