Rechnungen erstellen – Grundlagen und Praxis

Jeder Shopbetreiber oder Dienstleister muss seinen Kunden eine Rechnung schreiben. Für die Rechnungslegung sind dabei bestimmte Regeln einzuhalten bzw. Angaben zu machen, damit sowohl der Kunde, der Onlinehändler, die Buchhalterin, der Steuerberater und auch das Finanzamt schnell und transparent prüfen können. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, wie Softwareprogramme oder Module in Shopsystemen, um einfach und rechtskonform Rechnungen erstellen zu können. Dennoch sollte jeder Händler bzw. Kaufmann zumindest die Grundregeln der Rechnungslegung (Faktura) beherrschen.

Grundlagen zur Rechnungslegung

Was ist eine Rechnung?

Auch wenn Rechnungen nicht immer zu den Lieblingsthemen bei Selbständigen zählen, sollte man zumindest wissen, was eine Rechnung ist, welchen Sinn sie hat und welche rechtlichen Regularien ihr unterworfen sind.

Grundsätzlich ist eine Rechnung ein Firmendokument, welches Angaben über die geforderte bzw. bereits geleistete Geldmenge, der Art und Umfang der geleisteten Warenlieferungen und Leistungen sowie zeitliche Informationen enthält. Rechnungen sind für Händler und Dienstleister vor allem in Bezug auf Nachweispflicht enorm wichtig. Sämtliche Rechungsdokumente unterliegen für 10 Jahre der Aufbewahrungspflicht.

Pflichtangaben und Kann-Angaben auf einer Rechnung?

Was bzw. welche Angaben auf einer Rechnung Pflicht sind, ist exakt im Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4) definiert. Der Betreiber eines Onlineshops muss demnach die folgenden Angaben auf den Rechnungsdokumenten vermerken:

• die vollständige Anschrift des Unternehmenssitzes des Onlineshop-Betreibers
• die vollständige Anschrift des Kunden (auch als Leistungsempfänger bezeichnet)
• das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (Rechnungsdatum)
• die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (vor allem bei EU-Kunden wichtig)
• die Rechnungsnummer
• die vom Kunden erworbenen Produkte sowie deren Anzahl (die geliefert wurden oder werden) sowie weitere Dienstleistungen (z.B. Verpackung und Versand)
• die jeweiligen Endpreise sowie die zugrunde liegenden Mehrwertsteuersätze
• der Nettobetrag der Rechnung (also Betrag ohne Mehrwertsteuer)
• Datum der Lieferung (bei Rechnungsbeträgen ab 150 EUR)

Neben diesen Pflichtangaben gibt es auch eine Reihe an Kann-Angaben, die der Shopbetreiber beispielsweise nutzen kann, um den Organisationsaufwand im Unternehmen zu verringern sowie die Transparenz gegenüber dem Kunden zu erhöhen. Mögliche Kann-Angaben können u.a. sein:

• Bestellnummer (z.B. für die Zuordnung im Shopsystem oder WaWi)
• Kundennummer (z.B. für die bessere Zuordnung bei Kommunikation oder bei Buchungen)
• Zahlungsart (schnellere Zuordnungen bei Buchungen)
• Zahlungsziel (bei Rechnungskauf eigentlich unerlässlich)
• Bankverbindung (bei Rechnungskauf oder Vorkasse wichtig)

Schwierigkeiten gibt es am Anfang meist bei der Zuordnung des Lieferdatums sowie bei der korrekten Auflistung der jeweiligen Rechnungsposten. Im Onlinehandel bereiten die korrekte Zuordnung der Versandkosten sowie anderer Dienstleistungen Probleme. Beispielsweise ist nicht immer klar, welchen Mehrwertsteuersatz für Versanddienstleistungen ausgewiesen werden muss.

 Musterrechnung zum Download (PDF)

Die Rechnungslegung in der Praxis

Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen?

Onlinehändler können entscheiden, ob sie ihre Rechnungen in Papierform ausdrucken oder elektronisch speichern. Elektronische Rechnungen sind sicherlich sehr komfortabel, da die Speicherung kaum Aufwand erfordert. Papierrechnungen hingegen können bei hohem Bestellaufwand sehr aufwändig werden, Kosten verursachen und unter Umständen viel Lagerplatz beanspruchen. Die Papiermenge, die beispielsweise bei 5.000 Rechnungen im Jahr anfällt, kann sich jeder ausmalen.

Auch wenn elektronische Rechnungen sehr vielversprechend sind, haben sie einen kleinen Haken. Diese Dokumente müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, wodurch der Onlinehändler gewährleisten muss, dass die Dateien innerhalb dieser Zeit geöffnet und gelesen werden können. Das bedeutet konkret, dass die Rechnungen gesichert werden müssen bzw. sollten. Physische bzw. optische Datenträger wie CD-Rom oder DVD sollten nach Möglichkeit nicht verwendet werden, da die Lebensdauer recht unklar ist bzw. teilweise auf weniger als zehn Jahre angenommen wird. Auch Festplatten und USB-Sticks können aufgrund technischer Störungen Probleme verursachen, sollen aber zu Archivzwecken durchaus für eine 10 – jährige Aufbewahrungszeit geeignet sein. Am besten ist demnach mehrere Kopien anzufertigen, um der Nachweispflicht unproblematisch nachkommen zu können. Papierrechnungen haben dieses Problem in der Regel nicht, außer die Rechnungen werden im Zuge höherer Gewalt zerstört (z.B. Brand, Hochwasser).

Wer sich für elektronische Rechnungen entscheidet, kann seinen Kunden diese auf verschiedenen Wegen zur Verfügung stellen. Gängige Wege sind die Versendung als PDF per Email oder als Download im Onlineshop. Möglich, aber meist nur im geschäftlichen Umfeld sinnvoll, ist die Versendung der Rechnungsdokumente per Fax. Papierdokumente können der jeweiligen Sendung oder gesondert per Post an den Kunden gesendet werden.

Möglichkeiten Rechnungen zu erstellen

Neulinge tendieren häufig zu einer meist schnellen Lösung, nämlich der Erstellung der Rechnungsdokumente mit Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm. Diese Praxis mag bei geringen Bestellvolumen vielleicht funktionieren, kann bei schnellem Kundenanstieg jedoch zu vielen Fehlern führen. Diese Fehler können bei einer Überprüfung durch das Finanzamt oder durch Kundenrückfragen schnell sehr viel Zeit und auch Kosten verursachen. Bedenkt man, dass für eine nichtautomatisierte Rechnungserstellung eine Bearbeitungszeit von 5 bis 10 Minuten eingeplant wird, so kann der zeitliche Aufwand bei 10 Bestellungen pro Tag mehr als eine Stunde betragen. Wichtige Zeit, die man eher mit dem Marketing oder für die Optimierung des Onlineshops verbringen sollte.

Es gibt elegantere, zeitsparende und fehlermindernde Möglichkeiten die notwendigen Rechnungsdokumente zu erstellen. In der Regel kommen hier drei Möglichkeiten in Betracht:

• Buchhaltungsprogramm mit integriertem Rechnungsmodul
• automatisierte Rechnungen, die direkt aus dem Shopsystem erstellt werden
• Programme oder Webtools zur Rechnungserstellung

Die meisten Programme, die etwas taugen kosten natürlich auch Geld. Bedenken Sie jedoch, dass dieses Geld gut investiert ist und Ihnen viel Zeit, Ärger und auch Geld sparen kann. Beauftragen Sie beispielsweise einen Buchhalter, so können durch Exportschnittstellen oder externe Zugänge die Rechnungen problemlos zur Bearbeitung übermittelt werden. Auch lassen sich Auswertungen, die für das interne Controlling notwendig sind, mit einem Knopfdruck durchführen. Ob und welche Möglichkeit genutzt wird, hängt stark von der Ausrichtung des Onlineshops ab, sowie vom Umstand, ob die Buchhaltung selbst durchgeführt wird.

Buchhaltungsprogramm mit integriertem Rechnungsmodul

Auf dem Markt gibt es vor allem für Gründer viele brauchbare Programme, mit denen sich Buchhaltung und Faktura kombinieren lassen. Die Rechnung kann direkt in dem Programm erstellt und je nach Geldeingang entsprechend gebucht werden. Einige Programme bieten außerdem Schnittstellen an, die sich mit dem jeweiligen Shopsystem oder mit Onlinemarktplätzen wie Amazon oder Ebay verknüpfen lassen. Die Kosten für solche Programme liegen meist zwischen 80 und 200 EUR pro Jahr, zuzüglich eventuell weiterer benötigter Module, für die nochmal zwischen 30 und 60 EUR pro Jahr veranschlagt werden sollten.

Weitere Informationen: Übersicht über Buchhaltungsprogramme

Automatisierte Rechnungserstellung mittels Shopsystem

Für kleinere Shoplösungen kann es auch vorteilhaft sein, Rechnungen direkt aus dem eigenen Shopsystem erstellen zu lassen. Die meisten Shopsystemanbieter stellen hierfür so genannte Faktura-Module zur Verfügung, die mit meist geringem Aufwand in die Shopsoftware integriert werden können. Zu beachten ist jedoch, dass die erstellten Rechnungen separat in einem Ordner auf der Festplatte abgespeichert werden sollten. Es gab durchaus schon unangenehme Beispiele, bei denen ein Update der Shopsoftware oder ein Hackerangriff zum Verlust der Daten geführt haben. Wer hier nachlässig beim Backup war hat kaum noch Chancen an die Daten heranzukommen.

Außerdem sollte ein solches Modul es ermöglichen, Rechnungen unabhängig von den Bestellungen im Shopsystem zu erstellen. Kommt es z.B. vor, dass die eigenen Waren vor Ort verkauft werden (ohne eine Bestellung im Onlineshop zu tätigen) oder über Marktplätze, für die keine separaten Schnittstellen zur Verfügung stehen, so kann die Rechnungslegung durchaus problematisch werden.

Die Kosten für solche Module sind mit zwischen 20 und 100 EUR für reine Rechnungserstellung bzw. zwischen 100 und 300 EUR für komplette Faktura-Module erhältlich. Hinzu können Kosten für den Einbau bzw. die Installation des jeweiligen Moduls kommen, insofern nicht genügend Kenntnisse vorhanden sind.

webbasierte Programme zur Rechnungserstellung

Eine gute, zeitsparende und organisatorisch clevere Lösung sind webbasierte Rechnungsprogramme. Die Nutzung solcher Tools hat recht viele Vorteile. Dazu zählen die Möglichkeit z.B. dem Buchhaltungsdienstleister direkt Zugriff zu geben, ortsungebundene Nutzung (überall wo eine Internetverbindung zur Verfügung steht) sowie die Möglichkeit der Automatisierung.

Vor allem für Gründer sowie mittelgroße Onlineshops sind solche Tools recht praktisch. Die meisten Anbieter ermöglichen den Versand der erstellten Rechnungen direkt über das Rechnungsprogramm. Außerdem ist meist ein automatisiertes Mahnwesen mit angegliedertem Inkasso möglich, wodurch ausbleibende Forderungen zeitnah bearbeitet werden können. Wichtig sollte jedoch sein, dass diese Tools mehrsprachige Rechnungen, andere Währungen sowie ein individuelles Rechnungsdesign ermöglichen.

Ausschnitt des Rechnungsprogramm von easybill

Die Kosten für webbasierte Rechnungstools liegen meist zwischen 5 und 35 EUR pro Monat. Für einen Onlineshop, der etwa 100 bis 400 Rechnungen im Monat zu verwalten hat, sind Pakete bis 19 EUR meist vollkommen ausreichend. Sollten solche Tools in die engere Auswahl kommen, ist es ratsam, diese zunächst auszutesten und ausgiebig zu prüfen. Die meisten Anbieter stellen Testaccounts zur Verfügung.

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Kommentare zum Thema

Aze Kool | 15.09.2014 09:43

Hallo, sehr informativer Artikel. Ich bin Neuling in Thema Rechnungslegung. Ich habe ein Online-Shop Software der auch Rechnung zu Bestellung erzeugen kann. Mir ist leider nicht klar, wie ich mit Rechnung-Korrektur bzw. Storno Rechnung zu recht komme. was passiert im fall von wiederruf und Retoure. ein Artikel über der schritt für schritt das erklärt wäre sehr hilfreich. vielen dank

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Heike | 03.05.2014 07:00

Hallo. Da mich das Thema als an angehende Shopbesitzern interessiert, möchte ich euch fragen, ob ihr mir Shopsysteme nennen könnt, bei denen eine Rechnungserstellung direkt möglich ist. Optimal wäre eine direkte Automatisierung von Bestellung zu Rechnung.

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onlineshop-basics | 03.05.2014 07:19

@Heike, Den Wunsch nach einem integrierten Rechnungswesen verspüren viele. Allerdings sollte man sich bewusst sein, dass dadurch die Rechnungserstellung von Offline-Verkäufen oder individuelle Verkäufe (Bsp: Kunde bestellt per Email) nicht bei jedem Shopsystem reibungslos oder nur durch Tricks funktionieren.

Ich meine, dass jedes modernes Shopsystem die Möglichkeit zur Rechnungsstellung anbietet. Meist werden diese als eigenständiges Modul angeboten und kosten einen einmaligen Betrag. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Rechnungsstellung so flexibel wie möglich ist (im Zuge des rechtlichen Rahmens) und ebend auch zukünftige Bedürfnisse berücksichtigt (z.B. Schnittstellen zu Onlinemarktplätzen).

Bitte sehen Sie es mir nach, dass ich Ihnen keine konkrete Empfehlung geben kann, da ich Ihren Bedarf, Ihre Ausrichtung und Ihre geplanten Vertriebsaktivitäten nicht kenne.

onlineshop-basics / tp

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