Buchhaltungssoftware für Onlinehändler – Auswahl, Vergleich und Kosten

Viele Onlinehändler oder Existenzgründung nutzen am Anfang für ihre Buchhaltung eine Excel-basierte Schnelllösung. In den meisten Fällen wird jedoch schnell klar, dass solche Lösungen recht langsam und vor allem fehleranfällig sind. Und Fehler können im Falle einer Steuerprüfung durchaus teuer werden. Es ist durchaus sinnvoll, sich bereits zu Beginn für eine gute Buchhaltungssoftware zu entscheiden. Entsprechende Programme, die eine gute Qualität haben und auch von Finanzämtern sowie externen Buchhaltern bzw. Steuerberatern gern akzeptiert werden, sind nicht mal unbedingt teuer.

Was muss mein Buchhaltungsprogramm können?

Kurz und knapp, muss eine solche Software auf Ihre Unternehmensform sowie auf Ihre steuerlichen Eigenschaften zugeschnitten sein. Insofern Sie nicht bilanzieren müssen, reicht für die Gewinn und Verlustermittlung Ihres Unternehmens eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) aus. Da diese Form der Buchhaltung gegenüber der Erstellung von Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung deutlich einfacher ist, sind Buchhaltungsprogramme, die EÜR können, meist auch wesentlich günstiger.

Generelle Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware sind darüberhinaus eine einfache Benutzerführung, Übersichtlichkeit sowie die rechtskonforme Abbildung sämtlicher Buchungsdaten. Die Verwaltung sowie die Ergebnisse der Buchungen müssen darüberhinaus für steuerliche Angelegenheiten und Auswertungen verwertbar sein. Die ordnungsgemäße Erfassung von Eingangs- und Ausgangsrechnung ist bei jeder Software ein Muss. Ebenso sollte es möglich sein, Außenstände und offene Rechnungen einzusehen sowie entsprechende Mahnschreiben zu verfassen.

Für Ihr Unternehmen hat die Software zudem eine wesentliche Kontrollfunktion. Mit ihr sollten Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Überblick behalten können und auch statistische Auswertungen vornehmen können. Onlinehändler sollten so beispielsweise einfach erkennen können, ob nun im Onlineshop oder auf Marktplätzen mehr Umsatz erzielt wurde.

Zusammenfassend gibt es folgende Anforderungen an ein Buchhaltungsprogramm:

• In- und Export von buchhaltungsrelevanten Daten
• Benutzerfreundlichkeit
• Erfassung der Buchhaltung nach aktueller Gesetzeslage
• Buchungen müssen vollständig erfasst werden können
• Datensicherung muss verfügbar sein (Stichwort Aufbewahrungsfrist)
• Automatische Steuererfassungen (ELSTER-Schnittstelle)
• Schnittstellen zu Online-Marktplätzen (Amazon, Ebay)

Buchhaltung in der Cloud

Neben klassischer Buchhaltungssoftware, die als eigenständiges Programm auf dem Rechner laufen, gibt es auch Cloud-Lösungen. Anbieter webbasierter Buchhaltungsprogramme stellen sämtliche Funktionen auf einem Webserver zur Verfügung, so dass die Nutzer ihre Buchhaltung praktisch an jedem Ort mit Internetzugang bewältigen können.

Für Onlinehändler eignen sich Cloud-Lösungen meistens dann, wenn der Anbieter auch Bank- und Paypalschnittstellen integriert. Da bei gut funktionierenden Onlineshops ein durchaus hoher Rechnungsaufwand entstehen kann, macht ein Buchhaltungssystem aus der Cloud dann Sinn, wenn auch alle Konten und Buchungsbewegungen auf einen Blick erkennbar sind.

Eine Buchhaltungssoftware aus der Cloud kann sich für kleinere Onlineshops durchaus lohnen, zumal Kosten und Nutzen meist sehr gut sind. Zu beachten ist allerdings, dass die Daten, die webbasiert eingegeben werden auch exportierbar sein sollten. Geht der Cloud-Anbieter nach einigen Jahren pleite, kann es sein das mit dem Anbieter auch die Daten verloren sind. Achten Sie daher sehr genau darauf, welche Möglichkeiten es gibt Ihre Daten im Falle eines solches Problems zu retten. Die Lösung sollte daher über eine ausreichende Exportierfunktion verfügen, mit der die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllt werden können.

Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen ist, dass externe Dienstleister wie Buchhalter oder Steuerberater Zugriff auf das Programm haben. Das kann den Organsiationsaufwand deutlich vereinfachen.

Schnittstellen – gerade für Onlineshops sinnvoll

Schnittstellen zu anderen Systemen machen das Leben auch in der Buchhaltung einfacher. Viele Buchhaltungsprogramme enthalten Schnittstellen für die automatische Steuererfassung oder Bankschnittstellen. Einige Programme enthalten zudem ein so genanntes CRM-Interface, mit dem sich eine Reihe von Kundenmanagementsystemen einbinden lassen.

Für die Steuer sind Schnittstellen die mit dem Elster-System verbunden wichtig. Dadurch lässt sich eine Umsatzsteuererklärung mit deutlich weniger Aufwand durchführen, da die getätigten Buchungen mit nur wenigen Klicks automatisch in die Steuererklärung eingebunden werden. Die Steuererklärung kann dann vom Buchhaltungsprogramm direkt an die zuständige Finanzverwaltung transferiert werden.

Um Kontostände in der Buchhaltungssoftware einzusehen, wird eine so genannte HBCI Bankschnittstelle benötigt. HBCI steht im Übrigen für Homebanking Computer Interface. Diese Schnittstelle sorgt dafür, dass sämtliche Buchungsvorgänge auf Ihren Geschäftskonten sicher übertragen werden.

Onlineshop-Betreiber sollten auch prüfen, ob es für die jeweilige Software eine Schnittstellenlösung für ein Warenwirtschaftssystem gibt. Was der kleine Existenzgründer häufig noch mühelos ohne Warenwirtschaft erledigen kann, wird dem gestandenen Onlinehändler viel Anstrengung kosten. Im späteren Verlauf gilt es meist, so viel wie möglich zu automatisieren, da sämtliche manuellen Vorgänge bei hohen Bestellzahlen regelrechte Zeifresser sind.

Übersicht über Buchhaltungssoftware

Hersteller	Name der Buchhaltungssoftware	geeignet für	Preisindikation*	ELSTER-Schnittstelle	HBCI-Schnittstelle	Paypal-Integration
Buhl Data	WISO Mein Büro 2013	EÜR	ca. 60-70 EUR pro Jahr	ja	ja	ja
Banana	Buchhaltung 7.0	Bilanz	ca. 180 EUR	ja	nein	nein
Collmex	Buchhaltung (Cloud-Dienst)	Bilanz / EÜR	ab 11,95 bis 34,95 EUR pro Monat	ja	nein	nein
Freeware	Easy Cash & Tax	EÜR	0 EUR	ja	nein	nein
Lexware	Buchhalter 2013	Bilanz / EÜR	ca. 170 EUR	ja	ja	ja
Lexware	lexoffice (Cloud-Lösung)	Bilanz / EÜR	ca. 170 EUR	ja	ja	ja
Sage	Finanzen Smart und Business (Cloud)	Bilanz / EÜR	ca. 300 EUR	ja	ja	ja
Scopevisio	GS-Office 2013	Bilanz / EÜR	ab 9,95 bis 19,95 pro Monat EUR	ja	ja	ja
sevdesk	Buchhaltung	EÜR	15 EUR pro Monat	ja	nein	nein

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Kommentare zum Thema

Bookie | 09.07.2013 04:13

Webbasierte Buchhaltungslösungen sind für den Anfang zwar durchaus zu empfehlen. Stressig wird es jedoch, wenn das Unternehmen wächst und die Buchhaltung auf ein anderes Programm gewechselt werden muss.

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onlineshop-basics | 09.07.2013 04:23

Ich denke, dass dieses Problem bei allen Buchhaltungsprogrammen auftritt. Jeder Softwarewechsel, ob webbasiert oder nicht, wird zwangsläufig mit Stress verbunden sein. Ich denke da kann jeder der von EÜR auf Bilanzierung wechseln muss ein Lied von singen.

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Ralf | 06.09.2016 03:08

Ich persönlich finde Cloud-Lösungen vorteilhafter. Gerade weil es den Datenaustausch mit dem Steuerberater vereinfacht. BuchhaltungsButler (www.buchhaltungsbutler.de) fehlt übrigens noch in eurer Liste.

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